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ii iii

Table of ContentsTable of Contents

I. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-10

a. Welcome to EFTPS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

b. Who Should Use This Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

c. Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

d. Recommended System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

e. Overview of the Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

f. Navigating and Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

g. Submitting and Synchronizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

h. Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

i. Statuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5-6

j. Reinstalling Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

k. Software Updates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

l. Overall Process and Timing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8-9

m. EFTPS Batch Provider Comparison Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

II. Installation and Set-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11-13

a. To Install the New EFTPS Batch Provider Software . . . . . . . . . . .11

b. Instructions For Running in a Network Environment . . . . . . . . .11

c. When You Launch the Software After Installing . . . . . . . . . . . . .11

d. After You Install The Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12

e. If You Are Already Registered as a Batch Provider . . . . . . . . . . . .12

f. If You Are Already Enrolled in EFTPS as a Taxpayer . . . . . . . . . . .13

III. Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14-23

a. Creating a New Registration (Steps 1-7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15-17

b. Registration Identification Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

c. Master PIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

d. Obtaining a Master Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

e. Creating Additional Registrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

f. Editing a Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

g. Synchronizing Your Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

h. Editing a Registration’s Financial Information . . . . . . . . . . . . . . .20-21

i. Editing a Master PIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

j. Editing a Master Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

k. Payment Method: Master Account Versus Taxpayers’Account . . .23

IV. Enrollments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24-35

a. Creating a New Enrollment (Steps 1-6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25-27

b. The Taxpayer Inquiry PIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27-28

c. Submitting Enrollments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

d. Synchronizing Enrollments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

e. Editing Enrollment Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29-30

f. Editing Enrollment Financial Information . . . . . . . . . . . . . . . . . .30-31

g. Deleting an Enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

h. Terminating an Enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

i. Archiving an Enrollment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

j. Revoking a Third Party Authorization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32-33

k. Enrollment Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

l. Importing Existing Enrollments from a Text File . . . . . . . . . . . . .35

M. Exporting Enrollments to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

V. Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36-42

a. Creating Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37-38

b. Submitting Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

c. Synchronizing Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

d. Synchronizing Payment History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

e. Importing Payment Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39

f. Duplicate Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

g. Canceling Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

h. Payment Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

i. Payments for Suspended Enrollments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

j. Exporting Payments to a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

k. Copying/Pasting Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

l. Payments Via Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

VI. User Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43-44

a. Determining User Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

b. Adding Users and Defining Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43-44

c. Editing and Deleting Users and Roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

VII. Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45-48

a. Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

b. Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

c. Email Communications and Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47-48

VIII. Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49-50

a. Registration Failed/Invalid

b. Rejected Files

c. Files/Data Won’t Synchronize

d. Cannot Import/Export

e. Cannot Cancel Payment

f. Cannot Edit Information

g. Lost or Misplaced Master Password or Master PIN

IX. Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51-54

X. Appendix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55-63

a. Record Layouts for Importing Enrollments . . . . . . . . . . . . . . . . .55-56

b. Record Layouts for Importing New Payments . . . . . . . . . . . . . . .57

c. Record Layout for Exporting Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58

d. How To Apply Proxy Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59-62

e. Federal Reserve Bank Holidays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62

f. License Agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62-65

g. Confidential Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

NOTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66-67

XI. Important Contact Phone Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

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Customer Service 1-800-945-0966

(M-F, 8:30 a.m. - 8:00 p.m. ET)

Customer Service 1-800-945-0966

(M-F, 8:30 a.m. - 8:00 p.m. ET)

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